一、归档的定义
归档是指将处理完毕的文件、资料、图纸等按一定要求和规律进行整理存放，并为以后使用做好准备的过程，它是一项关键的管理举措，其核心含义是将已完成并具备保存价值的事务或文件经过系统化的整理，交付档案室或档案馆进行保管和备案，以备日后查阅。
二、归档的时间
1、定期归档：实行定期归档，即办理完毕的文件材料由文书部门或业务部门整理、立卷，定期向档案室移交，一般情况下，第二年上半年为移交时间，一些专门性文件或驻地分散的个别业务单位的文件可推迟至第二年的下半年。
2、特殊文件归档：对于一些特殊文件或驻地分散的单位，可能会推迟至下半年进行归档。
3、电子文件归档：电子文件归档时间应符合电子文件形成、办理、传输、存储的实际需要，确保电子文件及其元数据、背景信息等的完整性、准确性、可用性和安全性。
三、归档的范围
1、反映本机关工作活动情况的文件材料：包括会议记录、工作报告、合同协议等，这些内容对于机构的存续和历史研究具有重要意义。
2、具有凭证价值的文件材料：如在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
3、需要贯彻执行的文件材料：包括上级机关、同级机关的文件材料，以及本机关需要贯彻执行的文件材料。
4、其他有价值的文件材料：如对本机关工作具有查考价值的文件材料，包括未定稿、讨论稿、征求意见稿等文件材料，已被代替的文件材料，无查考利用价值的事务性、临时性文件等。
四、归档的质量要求
1、齐全完整：归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，图样逼真，保持文件之间的有机联系，并在组合上要求条理系统化，便于保管和利用。
2、遵循文件形成规律：保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用。
3、保证质量：已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制，装订所使用的纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
五、归档的方法（以纸质文件为例）
1、分类：根据文件的内容、性质、时间等进行分类。
2、整理：对同一类别的文件进行排序、去重、编号等。
3、标记：为文件添加关键词、摘要等信息，方便检索。
4、存放：将文件存放于合适的档案柜或档案盒中，确保安全、有序。
六、FAQs
1、归档与存档有何区别？
归档通常指的是将文件按照一定的规则和流程进行整理、分类和保存的过程，而存档则更侧重于将文件保存在特定的存储介质或位置上，以便后续查找和使用，归档是存档的前提和基础，存档是归档的后续动作和结果。
2、归档是否意味着文件可以随意修改？
归档后的文件应保持其原始性和真实性，不应随意修改，如果确实需要修改已归档的文件，应遵循相应的程序和规定，并确保修改后的档案仍然真实可靠。
